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Schlüsselkompetenz „Grenzen setzen, gewusst wie: Wie es Ihnen noch besser gelingt, erfolgreich Nein zu sagen.“

Schlüsselkompetenz „Grenzen setzen, gewusst wie: Wie es Ihnen noch besser gelingt, erfolgreich Nein zu sagen.“

Teil fünf meiner Reihe: Quo vadis Führungskraft?
Schlüsselkompetenz „Grenzen setzen, gewusst wie: Wie es Ihnen noch besser gelingt, erfolgreich Nein zu sagen, oder Nein sagen lernen.“

Gestatten, mein Name ist Charky, Charky, der Zeitfresserhai. Meine Lieblingsfrage lautet: „Haben Sie mal kurz fünf Minuten?“

Tagtäglich stehen wir immer wieder vor der Herausforderung, unsere wohlbekannten „Zeitdiebe“ zu fassen. Viel zu viel Zeit geht uns dadurch verloren, dass wir die Bitten anderer erfüllen: „Könnten Sie mal eben …“, „Haben Sie mal kurz fünf Minuten?“ Das Ende vom Lied ist nur allzu bekannt. Aus fünf Minuten werden gerne dreißig. Der persönliche Frust ist vorprogrammiert. Nein sagen lernen ist aus diesem Grunde wichtig.

Stellen Sie sich vor, es ist spätnachmittags und Sie wollen gerade noch vor Ihrem Feierabend eine anspruchsvolle Aufgabe in Ruhe erledigen. Plötzlich kommt Ihr Chef überraschend mit einer umfangreichen Anfrage auf Sie zu. „Können Sie das bitte noch heute erledigen?“ „Klar“, erwidern Sie zähneknirschend und verlegen Ihren wohlverdienten Feierabend um zwei Stunden nach hinten. Lieber hätten Sie Nein zu dieser Anfrage gesagt, aber das haben Sie sich einfach nicht getraut. Dafür zahlen Sie den Preis, dass Sie wieder mal Überstunden produzieren. Den Ärger über den verspäteten Feierabend tragen Sie mit nach Hause und lassen ihn vielleicht unkontrolliert an anderer Stelle heraus.

Reflexion hilft „Zeitdiebe“ zu überführen – Nein sagen lernen.

Warum verhalten wir uns eigentlich des Öfteren so? Nein zu sagen fällt offenbar schwer. Es scheint ein ungeschriebenes Gesetz zu geben, das wir stillschweigend befolgen. Nein zu sagen ist per se unhöflich und schadet meiner Karriere. Sie werden sicherlich jetzt einwenden, dass man seinem Chef nun mal nicht zu widersprechen hat, denn der Chef hat immer Recht, oder? Doch diese ungeprüfte Vorannahme kann zu einem „mentalen Schluckauf“ mit gravierenden Folgen führen. Wird das nicht Nein-Sagen jedoch zur Gewohnheit, bleibt schnell die eigene Zufriedenheit auf der Strecke. Ständiges Nachgeben schafft auf Dauer viel zu viel überflüssigen Frust.

Machen Sie sich bewusst: Tag für Tag rauben uns überraschende „Störungen“ bis zu 25 Prozent unserer Arbeitszeit. Schließlich gibt es ja nicht nur den gefürchteten „Chef-Torpedo“, wie eingangs skizziert. Die Bandbreite möglicher „Zeitdiebe“ reicht von der freundlichen Kollegenanfrage über spontane Kundenwünsche bis zum Chef. Das Ergebnis ist immer das gleiche: Sie werden aus Ihrem Arbeitsprozess herausgerissen, verlieren wertvolle Zeit und müssen sich nach der Unterbrechung stets erst wieder aufs Neue mühevoll in Ihr Themengebiet hineindenken. Um diesen zeitraubenden Kreislauf zu unterbrechen, sollten wir als Erstes eine Ursachen-analyse durchführen. Fragen wir uns zuerst: Welche Gründe sind eigentlich dafür ausschlaggebend, dass wir große Schwierigkeiten mit dem Nein-Sagen haben?

Die drei häufigsten Ursachen:

  • Selbermachen spart Zeit

Das ist sicherlich der größte Denkfehler. Oft glauben wir, mit geringem zeitlichen Aufwand sei das Thema schnell vom Tisch. Oberflächlich betrachtet haben Sie sicherlich kurzfristig Zeit gewonnen. Sie wissen ja aufgrund Ihres Erfahrungswissens, wie es am schnellsten geht. Zusätzlich haben Sie auch die Gewähr, dass es richtig gemacht wird. Doch auf Dauer befriedigen Sie damit nur Ihren Kontrollgedanken. Alles Selbermachen bringt Sie nicht wirklich weiter und führt auf Dauer eher in die Mittelmäßigkeit. Es bindet wertvolle Zeitressourcen und laugt aus.

  • Höflichkeit hat Vorfahrt

Natürlich wollen Sie niemanden vor den Kopf stoßen. Schließlich haben Sie auch eine gute Kinderstube genossen und wissen, was der Anstand von Ihnen fordert. Doch bedenken Sie: Die Schattenseite der Höflichkeit heißt Friedhöflichkeit. Von Franz Josef Strauss ist der Ausspruch übermittelt: „Everybody’s darling is everybody’s Arschloch.“ Anders formuliert: Wer nach allen Seiten hin lächelt, bekommt davon bestenfalls Falten, aber kein Profil.

  • Die Situation „nervt“ einfach

In manchen Fällen tappen wir auch einfach in die „Ungeduldsfalle“. Die Störung geht uns einfach auf die Nerven und muss deshalb so schnell wie möglich abgestellt werden. Die eigenen inneren Antreiber sind in diesem Fall Herr im eigenen Haus und bringen uns aus dem Arbeitstakt.

Hatten wir fest: Es gibt offensichtlich eine Menge Gründe, die uns bewusst oder auch unbewusst davon abhalten, Nein zu sagen. Wir meinen viel zu oft, dass die reine Logik unser Verhalten steuert. Doch wenn dem so wäre, dann müssten wir viel öfter für situationsgerechte Grenzziehungen sorgen, um schließlich das zu tun, wofür wir auch bezahlt werden: unseren Job. Noch etwas Entscheidendes kommt hinzu: Wenn Sie glauben, anderen keinen Gefallen abschlagen zu können, dann wird dieses Verhalten auf Dauer zu einem ganz selbstverständlichen Standard. Sie können mit der anstrengenden Mehrarbeit bei niemandem mehr punkten. Deshalb sollten Sie dieses Verhaltensmuster auch schleunigst gegen ein wirksameres austauschen.

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Lösungsstrategie: Das freundliche und bestimmte argumentative Nein – Nein sagen lernen.

Die erfolgversprechendste Strategie im Umgang mit Forderungen und Bitten anderer ist das freundliche und bestimmte argumentative Nein. Das Motto lautet: Hart, aber fair, klar und deutlich in der Sache, freundlich im Ton. Wir haben alle schon die Erfahrung gemacht, dass Kommunikation oft auch ein gefährliches Minenfeld sein kann. Eine schroffe „Du-Depp-Botschaft“ kann viel Vertrauen in Kürze zerstören. Da wir im täglichen Umgang miteinander natürlich aufeinander angewiesen sind, sollten wir auch die Kommunikation so gestalten, dass eine konstruktive und gute Zusammenarbeit stets gewährleistet ist. Schließlich steht und fällt unsere Zielerreichung auch mit der Art und Weise, wie wir miteinander Gespräche führen. Letztendlich verdienen wir alle unser Geld mehr oder weniger damit, gute Gespräche zu führen. Das Erstaunliche bei alldem ist: Im richtigen Tonfall und mit der richtigen Wortwahl kann man alles sagen. Da braucht man kein Blatt vor dem Mund nehmen.

Lösungsstrategie: Termin anbieten

Wie können wir diese Strategie nun in die Praxis umsetzen? Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Grundannahme, den anderen da abzuholen, wo er sich gerade befindet. Angenommen Ihr Kollege Brennschneider kommt auf dem Weg zur Kantine auf Sie zu und sagt: „Gut, dass ich Sie hier erwische. Ich bräuchte da dringend Projektdaten für unser Angebot an …“ Analog zu unserem Lösungsansatz könnte nun Ihre Replik lauten: „Herr Brennschneider, Sie machen sich Sorgen, dass Sie die Unterlagen nicht rechtzeitig bekommen. Reicht es Ihnen, wenn ich Ihnen die Fakten morgen Nachmittag gegen 15 Uhr auf den Schreibtisch lege?“ In der Regel wird Ihr Kollege erleichtert einwilligen und das anstehende Mittagessen kann auch in Ruhe genossen werden.

Mit dieser einfachen Strategie, Ihrem Kollegen einen konkreten Termin anzubieten, haben Sie einen wichtigen Zeitpuffer gewonnen. Für den Erfolg der Maßnahme sorgt auch die unterschwellige Botschaft an Ihren Kollegen, dass Sie sein Anliegen ernst nehmen und eine konkrete Vereinbarung treffen. Somit kommunizieren Sie wertschätzend und signalisieren auch die Fähigkeit zum souveränen Zeitmanagement. Dies baut Selbstvertrauen auf und stärkt Ihr Profil nach außen.

Viel zu oft meinen wir jedoch, alles müsste sofort erledigt werden. Tappen Sie nicht in diese Zeitfalle.

Lösungsstrategie: Konsequenzen aufzeigen

Auch für den Umgang mit dem gefürchteten „Cheftorpedo“ gibt es Abhilfe. Viel zu oft erliegen wir dem Denkfehler, der andere müsste doch wissen, was mit uns los ist und dass wir eh schon zu viel eigene Arbeit haben. Dieser Denkfehler schließt auch den Chef mit ein, doch hier beißen wir lieber auf die Zähne, anstatt respektvoll Klartext zu sprechen. Angenommen, Ihr Chef kommt schon wieder mit einem eiligen Sofortanliegen auf Sie zu, so könnten Sie einmal Folgendes ausprobieren: „Klar, kann ich Ihr Anliegen sofort klären. Allerdings müsste dann die Budgetplanung für das morgige Vorstandsmeeting warten. Wäre das so in Ihrem Sinne?“ Verdutzt schaut Sie Ihr Chef an und erwidert: „Gut, dass Sie mich daran erinnern. Das hatte ich gerade ganz vergessen. Machen Sie bitte erst die Budgetplanung fertig, der Rest kann warten.“

Machen Sie sich bitte bewusst: Auch Ihr Chef ist nur ein Mensch und kann nicht immer wissen, womit Sie sich gerade beschäftigen. Es ist deshalb Ihre Bringschuld, kurz für Klarheit in der Situation zu sorgen. Dies beinhaltet, dass Sie sagen sollten, was mit Ihnen gerade los ist bzw. womit Sie sich gerade beschäftigen. Dann überlassen Sie ihm die Priorisierung. Somit machen Sie alles richtig und signalisieren auch die Fähigkeit, die richtigen Prioritäten setzen zu können. Das wird Ihr Chef zu schätzen wissen.

Festzuhalten bleibt: Die oben aufgeführten Lösungsstrategien zeigen, dass Sie sehr wohl über attraktive Wahlmöglichkeiten im Umgang mit Ihren ganz persönlichen „Zeitdieben“ verfügen. Haben Sie nur eine Handlungsoption, so sind Sie zwanghaft in Ihrer Reaktion. Verfügen Sie nur über zwei Handlungsoptionen, so unterliegen Sie einem „Entweder-oder-Muster“. Auch diese Option ist wenig lustvoll. Die wahre Freiheit fängt jedoch erst mit Option drei und vier an.

Probieren Sie es aus, es lohnt sich.

Herzliche Grüße,

Achim Neubarth

Übrigens: Am 30. Juni 2016 veranstalte ich das Webinar „Quo Vadis Führungskraft – Welche Schlüsselkompetenzen braucht eine Führungskraft, um mit den Herausforderungen von heute erfolgreich umgehen zu können?“

Interessiert? Dann melden Sie sich doch gerne jetzt schon an. http://info@kompetenz-institut.de

 

 

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